Cómo crear un informe de relaciones públicas eficaz

En la labor de relaciones públicas existe una gran variedad de métricas y actividades que cualquier profesional de esta materia debe conocer y saber implementar. Entre las principales funciones de un responsable de relaciones públicas están elaborar comunicados de prensa, trabajar con los medios y con influencers, realizar campañas y eventos virtuales y presenciales, hacer un seguimiento de la cobertura de los medios, monitorear la salud de la marca y medir el sentimiento y la participación en el mercado (share of voice). Sin embargo, existe una función tan importante como las mencionadas que frecuentemente pasa desapercibida: analizar todos los datos recopilados para convertirlos en un informe de relaciones públicas comprensible y que demuestre el valor de las actividades realizadas.

¿Por qué es tan importante esto? Porque para los directivos no tiene ninguna relevancia leer una larga lista con las actividades realizadas. Lo que realmente quieren ver son hechos, conclusiones y sugerencias para implementar estrategias.

Entonces, ¿cómo se puede crear un informe de relaciones públicas que satisfaga a los directivos?

Las estadísticas señalan que las personas pueden procesar las imágenes 60,000 veces más rápido que los textos (Thermopylae Sciences + Technology, 2014). Además, es posible recordar hasta el 65% de las imágenes tres días después de verlas, mientras que sólo se puede recordar un 10% de la información escrita. Como se advierte, los seres humanos estamos diseñados para percibir imágenes y videos. Por lo tanto, agregarlos al informe hará que éste resulte más comprensible y se pueda digerir más fácilmente.

Pero, ¿cómo visualizar los datos para que, además de simples, resulten atractivos? Los gráficos de cualquier tipo, así como los mapas y diagramas constituyen la mejor forma de mostrar los resultados de una campaña, especialmente al comparar diferentes periodos o marcas, y al realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo. Recurriendo a estos elementos, los lectores pueden tener una imagen que les permita determinar rápidamente los puntos clave para tomar decisiones basadas en datos sin que tengan que leer páginas y páginas o estén revisando hojas de cálculo.

Por ejemplo, el gráfico que se muestra a continuación, tomado de un análisis realizado mediante YouScan, proporciona una descripción general de la cantidad de menciones que recibió Starbucks y su sentimiento durante el periodo de un mes, indica las fechas en que hubo más menciones y permite descubrir las menciones más populares haciendo clic en ellas. Como se puede advertir en este ejemplo concreto, el responsable de las relaciones públicas de la empresa realizó un excelente trabajo, que se ve reflejado en el hecho de que el lanzamiento de una nueva bebida rápidamente se volvió tendencia y recibió numerosas menciones. En este mismo gráfico también se presentan las métricas clave, de modo que agregar una imagen de este tipo al reporte de una campaña de relaciones públicas representa, sin duda alguna, un gran acierto.

Pasando a cuestiones prácticas, analicemos ahora la estructura del informe.

Lo ideal es comenzar con un plan en el que estén contemplados todos los indicadores clave de rendimiento para las relaciones públicas (KPIs, por sus siglas en inglés). Es importante agregar sólo aquellas métricas que realmente sean importantes para el lector del reporte e influyan en los resultados comerciales.

Ahora bien, ¿cómo visualizar esos indicadores? Hay dos formas efectivas de mostrar un informe: mediante presentaciones (PowerPoint, Keynote, Google Slides, etc.) o a través de una herramienta de monitoreo de redes sociales.

Beneficios de las presentaciones

• Es posible configurar un diseño personalizado.

• Tienen conexión con otros servicios (por ejemplo, Google Sheets).

• Se pueden descargar visualizaciones de YouScan para agregarlas a la presentación.

• Es la forma más familiar para los ejecutivos.

Desventajas de las presentaciones

• Normalmente no son interactivas.

• Se requiere mucho tiempo para diseñarlas y conectar todos los datos.

• Implican la creación de un archivo nuevo por cada nuevo informe de relaciones públicas (mensual, trimestral, anual, etc.).

Cuando se habla de herramientas de análisis de redes sociales, todo depende de la que se esté utilizando, ya que cada una tiene diferentes capacidades y características, especialmente para generar informes. En este caso, explicaremos cómo funciona YouScan, plataforma en la que los usuarios disponen de un panel personalizado que les permite analizar diversas métricas.

Beneficios de elaborar un informe de relaciones públicas con el panel personalizado de YouScan

• Todos los datos se muestran en tiempo real.

• El informe es creado automáticamente por el sistema (no hay que hacerlo manualmente).

• Se pueden analizar varios temas, marcas, periodos, campañas, etc., en una sola página.

• Es posible visualizar los datos completos desde un enfoque informativo.

• Los widgets del reporte se pueden modificar según las propias necesidades.

• El número de visualizaciones en un tablero es limitado, con el objetivo de no abrumar al lector.

• Los widgets son interactivos (se puede hacer clic en ellos para profundizar en el análisis).

• Existe la posibilidad de exportar widgets para insertarlos en otro documento, como una presentación.

• Se pueden compartir los reportes fácilmente, mediante un enlace al tablero.

Desventajas de las herramientas de análisis de redes sociales

• No es posible personalizar el diseño.

• Sólo los usuarios registrados pueden acceder a la información detallada que muestran los widgets.

La característica principal de un tablero es que permite agregar sólo aquellas métricas relevantes y elegir las mejores visualizaciones para cada una de ellas. Se puede elegir el aspecto, la ubicación, el tamaño y el periodo de seguimiento.

A continuación se muestra un panel personalizado de YouScan que permite visualizar un informe de relaciones públicas:

¿Cómo trabajar con tableros personalizados en YouScan?

1. Crea una plantilla donde coloques todos los widgets necesarios para visualizar las métricas clave.

2. Una vez que la plantilla está lista, el sistema mostrará automáticamente el último mes (puedes seleccionar un periodo diferente para todo el tablero o para widgets específicos; por ejemplo, para mostrar los resultados comparando diferentes periodos).

3. Cuando el tablero esté configurado, puedes compartirlo a través de un enlace con tus colegas, clientes, directivos o cualquier otra persona interesada, quienes podrán acceder al informe en cualquier momento que lo necesiten.

Al igual que cualquier otra actividad comercial, las relaciones públicas requieren un análisis cuidadoso y un proceso bien definido. Y con YouScan podrás cubrir ambas necesidades y destacar entre tu competencia.

¿Te gustaría impulsar tu negocio con una estrategia de relaciones públicas y una presentación eficaz de tus informes? Solicita una demostración gratuita de YouScan y descubre lo que la plataforma líder en escucha social puede hacer por tu empresa.