Como criar um relatório de relações públicas eficaz

No trabalho de relações públicas existe uma grande variedade de métricas e atividades que qualquer profissional desta área deve conhecer e saber implementar. Entre as principais funções de um gerente de relações públicas estão preparar press releases, trabalhar com a mídia e com influenciadores, realizar campanhas e eventos virtuais e presenciais, acompanhar a cobertura da mídia, monitorar a saúde da marca e medir o sentimento e a participação no mercado (compartilhamento de voz). No entanto, existe uma função tão importante quanto as mencionadas que muitas vezes passa despercebida: analisar todos os dados coletados para transformá-los em um relatório de relações públicas compreensível e que demonstre o valor das atividades realizadas.

Por que isso é tão importante? Porque para os gestores não é relevante ler uma longa lista com as atividades realizadas. O que eles realmente querem ver são fatos, conclusões e sugestões para implementar estratégias.

Então, como criar um relatório de relações públicas que satisfaça os gerentes?

As estatísticas indicam que as pessoas podem processar imagens 60.000 vezes mais rápido do que textos (Thermopylae Sciences + Technology, 2014). Além disso, é possível lembrar até 65% das imagens três dias depois de visualizá-las, enquanto apenas 10% das informações escritas podem ser lembradas. Como observado, os seres humanos são projetados para perceber imagens e vídeos. Portanto, adicioná-los ao relatório tornará o relatório mais compreensível e fácil de digerir.

Mas, como visualizar os dados de forma que, além de simples, sejam atrativos? Gráficos de qualquer tipo, assim como mapas e gráficos, são a melhor forma de mostrar os resultados de uma campanha, principalmente ao comparar diferentes períodos ou marcas, e acompanhar o desempenho ao longo do tempo. Usando esses elementos, os leitores podem ter uma imagem que lhes permite determinar rapidamente os pontos-chave para tomar decisões baseadas em dados sem ler páginas e páginas ou passar por planilhas.

Por exemplo, o gráfico abaixo, retirado de uma análise do YouScan, fornece uma visão geral do número de menções que a Starbucks recebeu e seu sentimento durante um período de um mês, indica as datas em que houve mais menções e permite que você descubra as menções populares clicando nelas. Como pode ser visto neste exemplo em particular, o gerente de relações públicas da empresa fez um excelente trabalho, o que se reflete no fato de que o lançamento de uma nova bebida rapidamente se tornou uma tendência e recebeu inúmeras menções. Este mesmo gráfico também apresenta as principais métricas, pelo que adicionar uma imagem deste tipo ao relatório de uma campanha de relações públicas é, sem dúvida, um grande sucesso.

Passando para questões práticas, vamos agora analisar a estrutura do relatório.

Idealmente, comece com um plano que inclua todos os principais indicadores de desempenho (KPIs) de relações públicas. É importante adicionar apenas as métricas que são realmente importantes para o leitor do relatório e influenciam os resultados do negócio.

Agora, como visualizar esses indicadores? Existem duas maneiras eficazes de exibir um relatório: por meio de apresentações (PowerPoint, Keynote, Google Slides, etc.) ou por meio de uma ferramenta de monitoramento de mídia social.

Benefícios das apresentações

• É possível configurar um layout personalizado.

• Eles têm conexão com outros serviços (por exemplo, Planilhas Google).

• As visualizações do YouScan podem ser baixadas para adicionar à apresentação.

• É a forma mais familiar para os executivos.

Desvantagens das Apresentações

• Eles normalmente não são interativos.

• Leva muito tempo para projetá-los e conectar todos os dados.

• Eles envolvem a criação de um novo arquivo para cada novo relatório de RP (mensal, trimestral, anual etc.).

Quando se fala em ferramentas de análise de redes sociais, tudo depende de qual está sendo utilizada, pois cada uma possui capacidades e funcionalidades diferentes, principalmente para geração de relatórios. Neste caso, explicaremos como funciona o YouScan, uma plataforma na qual os usuários possuem um painel personalizado que permite analisar diversas métricas.

Benefícios de criar um relatório de relações públicas com o painel personalizado do YouScan

• Todos os dados são exibidos em tempo real.

• O relatório é criado automaticamente pelo sistema (não é necessário fazer manualmente).

• Pode analisar vários temas, marcas, períodos, campanhas, etc., numa única página.

• É possível visualizar os dados completos a partir de uma abordagem informativa.

• Os widgets de relatório podem ser modificados de acordo com suas próprias necessidades.

• O número de visualizações em um painel é limitado, para não sobrecarregar o leitor.

• Os widgets são interativos (clicáveis ​​para análise posterior).

• Existe a possibilidade de exportar widgets para inseri-los em outro documento, como uma apresentação.

• Os relatórios podem ser compartilhados facilmente, por meio de um link para o painel.

Desvantagens das ferramentas de análise de mídia social

• Não é possível personalizar o design.

• Somente usuários registrados podem acessar as informações detalhadas exibidas pelos widgets.

A principal característica de um painel é que ele permite adicionar apenas as métricas relevantes e escolher as melhores visualizações para cada uma delas. Você pode escolher a aparência, a localização, o tamanho e o período de acompanhamento.

Abaixo está um painel personalizado do YouScan que permite visualizar um relatório de RP:

Como trabalhar com painéis personalizados no YouScan?

1. Crie um modelo onde você coloca todos os widgets necessários para visualizar as principais métricas.

2. Com o modelo pronto, o sistema mostrará automaticamente o último mês (você pode selecionar um período diferente para todo o painel ou para widgets específicos, por exemplo, para mostrar os resultados comparando períodos diferentes).

3. Uma vez configurado o dashboard, pode partilhá-lo através de um link com os seus colegas, clientes, gestores ou qualquer outro interessado, que poderá aceder ao relatório sempre que necessitar.

Como qualquer outra atividade empresarial, as relações públicas requerem uma análise cuidadosa e um processo bem definido. E com o YouScan você pode cobrir ambas as necessidades e se destacar da concorrência.

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