Почему команда YouScan выбирает Slack? Делимся опытом использования

Один из основных принципов культуры YouScan звучит так: «Сделать приятной и эффективной нашу совместную работу», и это касается в том числе коммуникации внутри нашей распределенной команды. Мы перепробовали несколько инструментов для общения, начиная с обычного Skype и заканчивая Yammer, но в конце концов остановились на Slack. Мы любим делиться своим опытом, который может пригодиться и вам, так что в этой статье расскажем, как мы работаем с этим мессенджером, и какие преимущества это даёт командной работе.

Почему Slack?

Наша команда работает в нескольких офисах в разных городах, и мы постоянно думаем о том, как сделать наше общение на расстоянии наиболее удобным, быстрым и эффективным.

Долгое время мы (как и многие компании) использовали Skype и мирились с тем, что это не более чем мессенджер, в котором можно только общаться и пересылать файлы. Мы даже привыкли к его постоянным «глюкам», но в один не очень хороший день наш Skype был взломан, и поддержка так и не смогла помочь нам восстановить доступ. Поэтому одним из основных требований к корпоративному мессенджеру стала безопасность.

В свою очередь Yammer мог делать то, что не мог Skype (хранилище файлов, комментарии и лайки к темам и обсуждениям, голосования, группы и т.д.). Мы пользовались им несколько лет, но, увы, это скорее «социальная сеть для бизнеса», которая не предполагает мгновенной коммуникации. Хотя внутри имеется мессенджер, но он неудобен, у нас совершенно не прижился, как и, например, Google Talk. К тому же последнее время Yammer не радовал нас новыми возможностями, мобильное приложение было неудобным, так что вовлечение сотрудников в его использование постепенно падало.

В общем, мы постоянно находились в поиске, пробовали различные решения, и не останавливались надолго ни на одном из них. Но некоторое время назад мы узнали про Slack. Первой его освоила наша продуктовая команда — в Slack быстро перешла большая часть общения между разработчиками из электронной почты и Skype. К тому же интеграция с инструментами, которые мы применяем при разработке продукта (GitHub, Trello), оказалась очень удобной. Буквально через несколько месяцев мы приняли решение перенести все групповые чаты наших отделов из Skype в Slack, и что называется, «втянулись».

Почему? Попробуем рассказать о том, как конкретно мы используем Slack.

Как мы используем Slack

О банальных вещах вроде личного онлайн-общения, звонков и смайликов говорить не будем — Slack мы любим не за это. И даже не за наличие мобильного и десктопного приложения, в конце концов они есть и у Skype (правда мобильный Skype на наш взгляд еще более неудобен, чем десктопный).

Прежде всего мы любим Slack за каналы — фактически тематические групповые чаты с распределением прав доступа. На сегодня у нас уже несколько десятков тематических каналов: #random для несрочной и не сильно важной информации, #anouncements для новостей компании и анонсов, касающихся всех, #marketing, #product, #sales, и т.д.

Звучит нехитро, но на самом деле это невероятно удобно, а если еще добавить возможность настраивать уведомления о новых сообщениях индивидуально для каждого канала, в котором вы состоите, то Slack получает +100 к удобству. Кстати, для приложения на телефоне и ноутбуке можно выбирать разные настройки уведомлений. Ещё можно следить за упоминаем конкретных слов (не только ника) в доступных вам каналах, использовать обращения через @никнейм к отдельным пользователям, или ко всем участников чатов через @channel, @everyone, посмотреть все упоминания вашего ника, отмечать звёздочкой и сохранять все важные сообщения (и легко находить их)… Да много чего можно при общении в Slack, всего и не перечислить.

Мобильное приложение Slack для iOS и Android тоже сделано «на уровне» — оно быстрое, удобное, и в отличие от Skype не имеет имеет проблем с синхронизацией прочитанных сообщений.

Добавление ссылок и файлов — это отдельная история. Удобный поиск позволяет без труда находить добавленное (особенно если прописывать Title для файлов), что фактически делает Slack корпоративной базой данных.

А ещё есть внутренняя статистика, благодаря которой мы знаем сколько написали сообщений (более 200.000 за 2016 год), а также наш любимый робот SlackBot, которого мы постоянно обучаем автоматическим ответам на сообщения в каналах, и получаем массу веселья от этого.

Но если серьезно, то Slack действительно стал центром всего электронного общения внутри компании, практически заменив нам электронную почту, Skype и Yammer. Он облегчает нашу жизнь и экономит наше время, позволяя быстрее обмениваться информацией и принимать решения. Разве не этого все мы хотим от мессенджера?

Кстати, это очень заметно по уменьшившемуся количеству писем в почтовых ящиках — электронная почта теперь используется только для общения «наружу» компании. Масса продуманных мелочей и постоянно появляющиеся всё новые и новые фичи — как тут можно не полюбить Slack 🙂

Полезные хитрости при работе со Slack

За время нашей жизни со Slack, мы накопили кое-какой полезный опыт, которым хотим поделиться. Вот некоторые хитрости, которые сделают работу с ним еще более удобной и эффективной:

• Горячие клавиши. Ctrl+K — перейти к диалогу по его названию, Alt + стрелка вверх/вниз — передвижение по списку каналов в порядке, как они отображаются слева, Alt + стрелка влево/вправо — навигация между каналами, в которых недавно велось общение. Остальные горячие клавиши найдите сами 🙂 Кстати, в мобильном приложении свайп влево в списке каналов тоже открывает список недавно посещенных каналов.
• Смайлики можно вводить с клавиатуры — если ввести двоеточие и начать вводить название смайла, то появится подсказка.
• Мобильные номера надо вносить в профили пользователей в полной международной форме (с префиксами вида +7 и +380), иначе их нельзя «кликать» в мобильном клиенте, чтобы сразу позвонить.
• Чтобы найти свежие переписки в личных сообщениях достаточно кликнуть на заголовке «Direct messages» — откроется окно, где свежие переписки будут сверху.
• Учитывая большое количество людей, каналов и активных чатов, одна из самых полезных функций — временно заглушить нотификации, иначе вы можете просто «утонуть» в потоке сообщений. Это можно сделать как для всего Slack в целом, так и для отдельного канала («колесико» настроек канала — дальше опция «Mute»). Каналы, которые у вас постоянно заглушены, будут показаны серым цветом в списке — можете заходить и читать их когда вам удобно, а не отрываться постоянно на нотификации.
• Если вы хотите привлечь чье-то внимание к обсуждению — явно указывайте это человека в сообщении через @, тогда он получит нотификацию, ведь человек может не читать канал постоянно.
• На каждое сообщение вы можете попросить Slack-бота прислать вам напоминание через определенное время.
• Можно посмотреть список всех каналов и присоединиться к любому открытому (если оно вам реально надо).
• Вы можете отметить людей, с которыми часто переписываетесь, звёздочкой, чтобы они всегда находились в верхней части меню.
• Важные сообщения с информацией, которая может понадобиться в будущем, можно прикреплять к каналу через опцию «Pin».

Упоминания бренда прямо в Slack

Кстати, мы используем Slack и в связке с нашей системой мониторинга социальных сетей, YouScan. В режиме реального времени мы видим упоминания нашей компании и конкурентов в соцсетях прямо в нашем Slack-e. При необходимости, с помощью интеграции YouScan и Slack вы можете мгновенно узнавать о новых постах из соцетей на любую интересующую вас тему, даже на вашем мобильном телефоне. Так что если вы еще не пробовали мониторить соцсети, блоги и форумы с помощью YouScan, то самое время попробовать.

А в нашем блоге мы рассказываем не только об использовании мессенджеров. Вот, например, наш опыт контент-маркетинга, а вот PR без бюджета.

Словом, читайте наш блог, у нас всегда много интересного. И не забудьте попробовать Slack.