Распределенная командная работа — как это делаем мы в YouScan

В этом посте немного расскажу о том, как мы в YouScan делаем более эффективной нашу командную работу.

Сегодня нас чуть больше 20 человек, и наша дружная команда распределенная: часть из нас находится в офисе в Киеве, часть — в Москве. И даже больше — у нас есть команда аналитиков, которые работают удаленно из разных городов. Наши разработчики нередко работают из дома, если есть потребность сфокусироваться на определенной задаче и отвлечься от «внешних раздражителей» (например, от CEO, который приходит и задает глупые вопросы о том, когда будет сделан очередной тикет =)

Конечно, иногда это усложняет коммуникации — например, нельзя просто подойти к коллеге в соседней комнате, и узнать, как обстоит дело с тем-то и тем-то вопросом, если этот коллега находится в другом городе, или позвать работающего удаленного аналитика на кухню выпить чая и обсудить подготовку очередного исследования для клиентов.

Конечно, есть e-mail, Skype, и даже телефон (дада, мы еще иногда пользуемся этим средством связи из прошлого века =) Разработчики используют систему Assembla для совместной работы над техническими задачами. И все равно — довольно сложно заменить чем-то живое общение лицом к лицу, как по скорости передачи информации, так и по эффективности. Даже видео-звонок через Skype, это пожалуй самый приближенный к личному общению способ связи, не совсем то, что надо — поскольку надо человеку специально звонить, теряется ощущение непосредственности общения (по крайней мере, для меня это так).
Поэтому мы придумываем различные способы, чтобы быть ближе к друг другу (хотя бы виртуально), общаться чаще и неформальней, и вот как мы это делаем.

Начнем со Skype: в нем у нас организовано несколько постоянных «горячих линий» — чатов, в которые включены все люди, связанные с определенными бизнес-процессами. Например, у нас есть «горячая линия» по продукту, где в течении рабочего дня общаются разработчики; горячая линия для тех, кто работает с клиентами (продажи и поддержка клиентов); чат с обсуждением вопросов по маркетингу и так далее. По средам в чате Sales & Support мы договорились общаться на английском (правда обычно мы вспоминаем об этом только во второй половине дня =)Мы используем эти чаты для того, чтобы оперативно обсудить вопрос, который касается многих людей в команде, а иногда — просто чтобы пошутить и посмеяться.Второй инструмент — Yammer. Это наша внутренняя социальная сеть, или «виртуальная кухня», где мы обсуждаем те вопросы, которые не требуют срочной реакции, делимся новостями и интересной информацией, постим фотографии, лайкаем, комментируем — все как в Facebook, но только «для своих». Мы начали пользоваться Яммером довольно давно, и он нам нравится, хотя выбирая корпоративную социальную сеть сегодня, я бы еще рассмотрел ДаОфис и Битрикс24.

.

Недавно мы открыли для себя еще один совершенно новый способ видео-общения — приложение Remote.st. Это нечто вроде «видео-рации»: в отличии от скайпа, в котором вам нужно «дозваниваться» до другого человека, в remote.st как таковой звонок делать не надо. Просто держите в отдельной вкладке броузера открытым страницу remote.st: ваша камера будет фотографировать вас 1 раз в 30 секунд в очень низком разрешении. Соответственно ваши коллеги могут увидеть, на рабочем месте вы или нет, и если захотят с вами поговорить — просто кликнут на ваше изображение, чтобы вызвать. Ваша камера и микрофон включится сразу, и ваш коллега сможет вам что-то моментально сказать. Это самое близкий способ к тому, чтобы виртуально «подойти к столу» коллеги и задать ему вопрос. Мы постоянно держим открытым remote.st на нескольких старых лаптопах, которые мы не используем в ежедневной работе, для того, чтобы создать «эффект присутствия» между комнатами наших офисов в разных городах. Поэтому, например, наш сейлз-менеджер из Москвы может легко подключиться к комнате разработчиков в Киеве и задать срочный вопрос кому-то из тех разработчиков, кто не ушел на обед =)

.

Какие еще инструменты нам могут быть полезны для командной работы? Нам хочется найти какой-то легковесный инструмент для ведения мини-проектов (желательно, интегрированный с Google Apps, чтобы не заводить каждому сотруднику еще один логин в еще одну отдельную систему). Для видео-связи, возможно стоит попробовать Google Hangouts. Мы планируем купить хорошие широкоугольные веб-камеры (т.е. такие, у которых больше охват видимой области), чтобы удобней было проводить видео-звонки между комнатами в разных офисах, в которых участвует много людей. Конечно, хочется попробовать «ботов» для удаленного теле-присутствия, возможно, мы это когда-нибудь опробуем.

А какие инструменты командной работы используете вы? Есть ли у вас удаленные сотрудники, распределенные команды, и потребность в дистанционном общении?

Update от 1.07.2014: для теле-присутствия перешли с Remote.st на Sqwiggle — работает стабильней и лучше. А веб-камеры с ультра-широким углом обзора Genius WideCam F100 и широконаправленные микрофоны (со спикером) Jabra Speak 510 полностью решили нашу задачу по телеконференциям между офисами. Рекомендуем!