Блог

Система управления SMM-проектами своими руками или карманный Digital Project Management

Вы — сотрудник агентства, SMM-фрилансер или SMM-менеджер в компании? Это значит, у вас есть несколько SMM-проектов, которыми необходимо управлять. В рамках каждого из проектов есть определенный ряд задач, появились субподрядчики, и записей в модном молескине уже не хватает :)Пришло время всерьез заняться Digital Project Management, а для этого нужно либо начать использовать один из многих имеющихся сервисов управления проектами (как платных, так и бесплатных), либо сделать его самостоятельно. Поэтому мы решили рассказать, как создать такой инструмент самостоятельно при помощи Google.Docs (а совсем недавно мы уже использовали Google.Docs для создания отчетов об эффективности SMM).

Кстати, если уж вы задумались о том, чтобы навести порядок в своем SMM, самое время попробовать наш мониторинг социальных медиа.

Супершаблон

Все начинается с обычной таблицы Google.Docs, каждая строка в которой — это одна задача, независимо от того, насколько она мелкая. Столбцы используем такие (это только основа, расширять и улучшать можно до бесконечности):

  • Клиент
  • Платформа (у некоторых клиентов может быть несколько сайтов, с которыми могут работать разные аккаунт-менеджеры).
  • Аккаунт-менеджер.
  • Задача.
  • Дата завершения.
  • Бюджет.
  • Оставшееся время.
  • Стадия исполнения.
  • Примечания.
Супершаблон
По клику откроется изображение большего размера
В строке «Итого» (выделена серым) по каждой клиентоплатформе подводится итог: сколько потрачено времени, сколько еще нужно времени, состояние бюджета.


Цветовое кодирование

Как видите, статус заданий имеет свой цветовой код, что облегает восприятие информации. Есть три типа статусов:

  • Завершено
  • В работе
  • Проблемное (нечто, чем мы не можем управлять, мешает нам выполнить задание, конкретизируем в комментариях).

Чтобы не заливать ячейки цветом вручную, используем функцию «Проверка данных» по клику правой кнопки на ячейке:

Проверка данных

Это позволит выбирать статусы из списка, а не писать их словами каждый раз, а теперь при помощи правого клика на ячейке и «условного форматирования» задаем цветовой код:

Условное форматирование

Теперь осталось разобраться с цветовым кодированием дат, в этом случае используем более продвинутое условное форматирование. Наша цель — автоматически изменить цвет ячейки в зависимости от того сколько дней осталось до завершения задачи. Легенда:

  • Если осталось больше недели, то все ок, ячейка зеленая.
  • От 6 до 2 дней — ячейка становится оранжевой
  • От 48 до 24 часов — ячейка становится красной
  • Менее 24 часов до дедлайна — ячейка краснеет еще больше.
  • Дедлайн пройден — ячейка становится черной, а текст белым.

Вот так это выглядит:

А вот как выглядят сами настройки:

Вот так выглядят настройки

Тайм-менеджмент

Мы уже почти сделали крутую систему управления SMM-проектами с цветовой дифференциацией штанов. Но в ней не хватает еще одной очень полезной фичи — оповещения по email, например, о выполнении или невыполнении конкретной задачи, или о скором завершении работ. Сделать это не сложно, тем более вся необходимая информация у нас уже есть:

  • Общие затраты времени по клиентоплатформе.
  • Время, оставшееся до завершения каждой невыполненной задачи.
  • Время, которое уже отработано.

Исходя из этих данных можем легко рассчитать, сколько времени еще нужно для выполнения задач:

Оставшееся время=SUM(Общие затраты-(SUM уже потраченного времени по всем задачам))

Содержимое колонки I (в нашем примере) будет обновляться каждый раз, когда документ будет редактироваться. Теперь осталось только настроить уведомление заинтересованных лиц по email, и делаем мы это при помощи скрипта.

Скрипт будет работать каждый раз, когда редактируется документ. Если оставшееся время (колонка I) будет равно или менее 2 ч, тогда оповещение об этом будет отправляться на электронную почту менеджера (настроить скрипт можно и по другому, все в ваших руках).

Для работы скрипта используются следующая информация:

  • Платформа.
  • Оставшееся время.
  • Триггер, по которому будет срабатывать скрипт (в нашем случае 2 часа).
  • Email.
  • Колонка для уведомления об отправке (если ее не будет, то менеджер получит очень много писем 🙂

Скрипт добавляем в «Редакторе скриптов»

Редакторе скриптов

А вот сам скрипт, в выделенных желтым местах его надо настроить, соответственно комментариям после //:

function notifyManagement() {
// Начало редактирования  ###############
var testing = false; // false = Live emails … true = Browser popup…
// Колонка с задачами
var taskColumn = «
B«;
// Колонка с оставшимся временем
var timeLeftColumn = «
I«;
// Количество оставшихся часов (меньше X), при достижении которого будет приходить оповещение
var HourTrigger = «
3«;
// Колонка для оповещений
var managementNotifiedColumn = «
O«;
// Email в следующем формате [»,»,»]
var managementEmails = [«
joe@bloggs.com«,»someone@else.com«];
// Конец редактирования ##################
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var lastRow = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getMaxRows();
var row = 0;
 // loop through the timeleft column
for(row=1; row < lastRow; row++){
var cell = timeLeftColumn + row;
var managementCell = managementNotifiedColumn + row;
var taskCell = taskColumn + row;
   // let us get all the values ready for checking
var timeLeft = sheet.getRange(cell).getValue();
var notified = sheet.getRange(managementCell).getValue();
var taskName = sheet.getRange(taskCell).getValue();
       //check to see if we should send an email
if ((timeLeft < HourTrigger) && (!notified) && (isInt(timeLeft))) {
// Set the notified cell
sheet.getRange(managementCell).setValue(«1»);
// email management
for (var i = 0; i < managementEmails.length; i++) {
if (testing) { Browser.msgBox(«Email to » + managementEmails[i] + «n» + taskName + » time managementccccss warning!»); }
else {
MailApp.sendEmail(managementEmails[i], taskName + » time managementccccss warning!», taskName + » has » + timeLeft + » hours remaining»);
} // end testing check
} // end of send emails loop
} // end of checking if we should notify
} // end of for loop of all rows
} // end of mailMe function
function isInt(n) {
return typeof n === ‘number’ && n % 1 == 0;
}

В каждом из ваших скриптов можно настроить триггеры для срабатывания (в нашем случае отправки email). Идем сюда: «Инструменты — Редактор скриптов — Ресурсы — Триггеры текущего проекта», и делам вот так (в этом случае скрипт будет срабатывать только при редактировании документа):

Триггеры текущего проекта

Командная работа с супершаблоном

Грош цена такому инструменту, с которым не могут работать сразу несколько пользователей. У Google.Docs с этим все в порядке, для обмена информацией мы будем использовать колонку «Примечания» и комментарии.

В примечаниях можно указывать различные ссылки на материалы, которые необходимы для выполнения конкретного задания, писать пояснения и прочее.

Комментарии интереснее. Правый клик по конкретной ячейке и вы можете добавить любой комментарий.  Используя @ или + можно указать юзера, которому на email придет уведомление о новом комментарии с его упоминанием. На ячейке с комментарием в правом верхнем углу появится маленький оранжевый ярлык, наведя на который курсор, вы увидите комментарий во всплывшем окне.

Уведомление пользователю о новом комментарии



Если вы наведете курсор на окно с комментарием, то в правом верхнем углу станет активной кнопка «Вопрос решен». После клика на нее оранжевый маркер и сам комментарий исчезнут. Но не навсегда — просмотреть все комментарии можно при помощи кнопки «Комментарии» в правом верхнем углу всего документа.

Поддержание порядка

Со временем, когда проектов станет много, пользоваться супершаблоном станет сложнее. Поэтому необходимо поддерживать порядок и скрывать строки с выполненными заданиями (правый клик — «Скрыть строку»).

Еще один вариант — делать временную разбивку по месяцам, то есть работы каждого месяца делать на отдельной вкладке, выполненные работы в новый месяц не переносить.

В завершение

Если вы не хотите ковыряться с настройкой супершаблона вашей карманной Digital Project Management — системы, то всегда можно найти уже готовые сервисы управления проектами и тайм-менеджмента (не факт, что вам подойдут бесплатные пакеты):

Basecamp
Worksection
Trello
Toggl
Harvest

Удачного Digital Project Management!

Всегда ваша, команда YouScan (творческий перевод и адаптация отсюда).

комментарии

Добавить новый комментарий: